Mit einer guten Zeitplanung entspannt durch den Tag

Mache eine Zeitinventur

Der erste Schritt zu einem guten Zeitmanagement ist es, sich ein Bild davon zu verschaffen, womit du deine Zeit verbringst. Mache dir dafür eine Zeitinventur: Notiere dir über mehrere Tage hinweg alle deine beruflichen und privaten Tätigkeiten inklusive deren Dauer. Dafür kannst du dir beispielsweise eine Tabelle anlegen. Trage dann alle beruflichen und privaten Tätigkeiten in die Tabelle ein. Auch wenn du in einem Zeitraum nichts getan hast, solltest du das in der Inventur vermerken. Es geht darum, sich einen möglichst umfassenden und lückenlosen Überblick darüber zu verschaffen, wie du die 24 Stunden des Tages verbringst. 

Schon nach wenigen Tagen wirst du sehen können, welche Aufgaben und Tätigkeiten besonders viel Zeit verbrauchen und an welchen Punkten du möglicherweise die Zeit besser einteilen kannst.

Was raubt dir Zeit?

Wenn du festhältst, wie du deinen Tag verbringst, kannst du auch erkennen, welche Tätigkeiten dich besonders viel Zeit kosten. Erstelle eine Übersicht, in der du alle Störfaktoren notierst, die dich von wichtigen Tätigkeiten ablenken. Halte sowohl die Art der Störung als auch die Dauer und die Quelle fest. So hast du eine Übersicht, was und wer zur Verzögerung deiner Tätigkeiten beiträgt.

Mögliche Störfaktoren sind:

• Telefon
• E-Mails
• Messenger
• Privatgespräche am Arbeitsplatz

Die Quelle der Störungen kannst auch du selbst sein, wenn du dich zum Beispiel leicht ablenken lässt. Oder aber auch deine Kollegen, mit denen du ein Schwätzchen hältst und Familienmitglieder, die dich am Arbeitsplatz anrufen oder vielleicht sogar besuchen.

Wenn du diese Zeitfresser erst einmal identifiziert hast, kannst du Gegenmassnahmen ergreifen, um die Störungen zu reduzieren und damit wertvolle Zeit zu gewinnen. Bitte dafür beispielsweise deine Familie darum, dich nur noch in der Mittagspause anzurufen oder sperre auf deinem Arbeitscomputer Websites, auf denen du viel Zeit verbringst und die nichts mit deiner Arbeit zu tun haben. Die Unterhaltungen mit Kollegen gehören natürlich zu einer angenehmen Arbeitsatmosphäre hinzu, aber eben nur in einem gewissen Rahmen. Versuche hier diszipliniert zu bleiben, die Arbeit von der Freizeit zu trennen und nicht zu viel Zeit mit privaten Plaudereien zu verbringen.

Halte deine Pflichten und Ziele fest

Bevor du dich an die genaue Planung deiner Zeiteinteilung machst, halte deine Pflichten, Ziele und Wünsche fest. Liste dir diese getrennt nach Bereichen auf. Halte auch mögliche Ressourcen fest, zum Beispiel so:

• Privatleben
  • Sport
  • Familie
  • Freunde
  • Urlaub

• Für das Beispiel Weiterbildungen
  • Präsenzseminare
  • Prüfungen
  • Obligatorische Weiterbildungen
  • Gruppenarbeiten

• Berufsleben
  • Fixe Arbeitszeiten
  • Variable Arbeitszeiten
  • Zeitgewinn durch zielorientiertes Arbeiten
  • Zeitgewinn durch eliminierte oder reduzierte Störer
  • Zeitgewinn durch Integration der Weiterbildung im Job (zum Beispiel, indem du Gelerntes gleich in die Praxis umsetzst, um zu üben)
  • Weiterbildungszeit, die der Arbeitgeber möglicherweise zur Verfügung stellt
  • Hin- und Rückfahrt zum Job

Führe zudem zu den verschiedenen Aktivitäten auf, welche Zeit du schätzungsweise damit verbringen wirst. Du hast dann einen guten Überblick, was du zu tun hast und wie lange diese Aufgaben ungefähr dauern werden.
Mit deinen Arbeitszeiten und anderen festen Terminen, wie zum Beispiel Präsenzseminare im Falle einer Weiterbildung, oder auch Terminen des Sportsvereins, hast du schon einige Zeitfenster ganz konkret belegt. Daneben kannst du deine freien Zeitfenster genau überblicken. Dadurch kannst du Aufgaben aus dem privaten Bereich und aus der Weiterbildung genau einteilen. Rechne dabei auch genügend Ruhezeiten ein und vernachlässige deinen Partner oder deine Familie nicht.

Genaue Zeitplanung erstellen

Um allen Bereichen deines Lebens gerecht zu werden, bietet es sich an, eine genaue Zeitplanung zu erstellen. «Work-Life-Balance» ist hier das Stichwort. Das bedeutet aber nicht, dass alle Bereiche gleich gewichtet werden müssen, sondern dass du das Gefühl hast, dass dein Leben ausgewogen ist und auf Anspannung ausreichend Entspannung folgt.

Für jede Zeitplanung solltest du folgende Grundregeln beachten:

• Kalkuliere 60 Prozent deiner Zeit für geplante Aktivitäten.
• Kalkuliere 20 Prozent deiner Zeit für unvorhersehbare Aktivitäten.
• Kalkuliere 20 Prozent deiner Zeit für spontane Aktivitäten.

Wenn du dich an diese Einteilung hältst, vermeidest du es, dich zu überschätzen oder durch ungeplante Aktivitäten zu viel Zeit zu verlieren. Unvorhersehbare Arbeiten können einen Zeitplan, der zu eng gestaffelt ist, komplett durcheinanderbringen. Es ist in diesem Fall sehr mühsam, die liegen gebliebene Arbeit wieder aufzuholen.

Für deine genaue Zeitplanung solltest du dir verschiedene detaillierte Pläne machen. Es bietet sich an,

• Monatspläne
• Wochenpläne
• Tagespläne

vorzubereiten. Je kleiner der geplante Zeitraum, desto detaillierter solltest du deine geplanten Aktivitäten beschreiben. In der Monatsplanung reicht es beispielsweise, festzuhalten, an welchem Tag du einen Kinobesuch planst. Das genaue Zeitfenster kannst du hier noch vernachlässigen. In den Wochen- und Tagesplänen solltest du den genauen Zeitraum hingegen festlegen.

Du kannst jetzt die Liste mit deinen Zielen, Aufgaben und Wünschen für deine verschiedenen Lebensbereiche nutzen, um so die Zeiteinteilung zu planen. Trage alle Aufgaben aus Beruf, Weiterbildung, Privatleben und anderen wichtigen Bereichen in deine Zeitpläne ein. Bedenke dabei die Pufferzeiten von 40 Prozent der gesamten verplanten Zeit.

Ein Zeitplan ist kein starres Konstrukt

Auch wenn solche Zeitpläne sich sehr gut als Richtlinie eignen, sind sie doch nicht perfekt. Wenn in den ersten Tagen oder Wochen einiges nicht so läuft, wie du es planst, ist das nicht weiter schlimm. Passe die Zeitplanung an deine Praxiserfahrung an und lerne aus Fehlern. So kannst du dein Zeitmanagement mit der Zeit optimieren. 
Nach einem gewissen Zeitraum wirst du sehen, dass du alle Aufgaben erledigen kannst, ohne dein Privatleben vernachlässigen zu müssen.

Auch wenn dir keine neuen Aufgaben, wie das hier genannte Beispiel der Weiterbildungen, bevorstehen, kann eine genaue Zeitplanung trotzdem immens hilfreich sein. Wer seine Zeit gut einteilt, kann entspannt an alle Aufgaben herangehen. Du vermeidest damit in jedem Fall, dass dir kurz vor Feierabend noch unerledigte Dinge einfallen und du dich wunderst, wo nur die ganze Zeit geblieben ist.