Machen Sie eine Zeitinventur
Der erste Schritt zu einem guten Zeitmanagement ist es, sich ein Bild davon zu verschaffen, womit Sie Ihre Zeit verbringen. Machen Sie dafür eine Zeitinventur: Notieren Sie über mehrere Tage hinweg alle Ihre beruflichen und privaten Tätigkeiten inklusive deren Dauer. Dafür können Sie sich beispielsweise eine Tabelle anlegen. Tragen Sie dann alle beruflichen und privaten Tätigkeiten in die Tabelle ein. Auch wenn Sie in einem Zeitraum nichts getan haben, sollten Sie das in der Inventur vermerken. Es geht darum, sich einen möglichst umfassenden und lückenlosen Überblick darüber zu verschaffen, wie Sie die 24 Stunden des Tages verbringen.
Schon nach wenigen Tagen werden Sie sehen können, welche Aufgaben und Tätigkeiten besonders viel Zeit verbrauchen und an welchen Punkten Sie möglicherweise die Zeit besser einteilen können.
Was raubt Ihre Zeit?
Wenn Sie festhalten, wie Sie Ihren Tag verbringen, können Sie auch erkennen, welche Tätigkeiten Sie besonders viel Zeit kosten. Erstellen Sie eine Übersicht, in der Sie alle Störfaktoren notieren, die Sie von wichtigen Tätigkeiten ablenken. Halten Sie sowohl die Art der Störung als auch die Dauer und die Quelle fest. So erhalten Sie eine Übersicht, was und wer zur Verzögerung Ihrer Tätigkeiten beiträgt.
Mögliche Störfaktoren sind:
- Telefon
- E-Mails
- Messenger
- Privatgespräche am Arbeitsplatz
Die Quelle der Störungen können Sie selbst sein, wenn Sie sich zum Beispiel leicht ablenken lassen. Oder aber auch Ihre Kollegen, mit denen Sie ein Schwätzchen halten und Familienmitglieder, die Sie am Arbeitsplatz anrufen oder vielleicht sogar besuchen.
Wenn Sie diese Zeitfresser erst einmal identifiziert haben, können Sie Gegenmassnahmen ergreifen, um die Störungen zu reduzieren und damit wertvolle Zeit zu gewinnen. Bitten Sie dafür beispielsweise Ihre Familie darum, Sie nur noch in der Mittagspause anzurufen oder sperren Sie auf Ihrem Arbeitscomputer Websites, auf denen Sie viel Zeit verbringen und die nichts mit Ihrer Arbeit zu tun haben. Die Unterhaltungen mit Kollegen gehören natürlich zu einer angenehmen Arbeitsatmosphäre hinzu, aber eben nur in einem gewissen Rahmen. Versuchen Sie hier diszipliniert zu bleiben, die Arbeit von der Freizeit zu trennen und nicht zu viel Zeit mit privaten Plaudereien zu verbringen.
Halten Sie Ihre Pflichten und Ziele fest
Bevor Sie sich an die genaue Planung Ihrer Zeiteinteilung machen, halten Sie Ihre Pflichten, Ziele und Wünsche fest. Listen Sie diese getrennt nach Bereichen auf. Halten Sie auch mögliche Ressourcen fest, zum Beispiel so:
- Privatleben
- Sport
- Familie
- Freunde
- Urlaub
- Für das Beispiel Weiterbildungen
- Präsenzseminare
- Prüfungen
- Obligatorische Weiterbildungen
- Gruppenarbeiten
- Berufsleben
- Fixe Arbeitszeiten
- Variable Arbeitszeiten
- Zeitgewinn durch zielorientiertes Arbeiten
- Zeitgewinn durch eliminierte oder reduzierte Störer
- Zeitgewinn durch Integration der Weiterbildung im Job (zum Beispiel, indem Sie Gelerntes gleich in die Praxis umsetzen, um zu üben)
- Weiterbildungszeit, die der Arbeitgeber möglicherweise zur Verfügung stellt
- Hin- und Rückfahrt zum Job
Führen Sie zu den verschiedenen Aktivitäten auf, welche Zeit Sie schätzungsweise damit verbringen werden. Sie haben dann einen guten Überblick, was Sie zu tun haben und wie lange diese Aufgaben ungefähr dauern werden.
Mit Ihren Arbeitszeiten und anderen festen Terminen, wie zum Beispiel Präsenzseminare im Falle einer Weiterbildung, oder auch Terminen des Sportsvereins, haben Sie schon einige Zeitfenster ganz konkret belegt. Daneben können Sie Ihre freien Zeitfenster genau überblicken. Dadurch können Sie Ihre Aufgaben aus dem privaten Bereich und aus der Weiterbildung genau einteilen. Rechnen Sie dabei auch genügend Ruhezeiten ein und vernachlässigen Sie Ihren Partner oder Ihre Familie nicht.
Genaue Zeitplanung erstellen
Um allen Bereichen Ihres Lebens gerecht zu werden, bietet es sich an, eine genaue Zeitplanung zu erstellen. „Work-Life-Balance“ ist hier das Stichwort. Das bedeutet aber nicht, dass alle Bereiche gleich gewichtet werden müssen, sondern dass Sie das Gefühl haben, dass Ihr Leben ausgewogen ist und auf Anspannung ausreichend Entspannung folgt.
Für jede Zeitplanung sollten Sie folgende Grundregeln beachten:
- Kalkulieren Sie 60 Prozent Ihrer Zeit für geplante Aktivitäten.
- Kalkulieren Sie 20 Prozent Ihrer Zeit für unvorhersehbare Aktivitäten.
- Kalkulieren Sie 20 Prozent Ihrer Zeit für spontane Aktivitäten.
Wenn Sie sich an diese Einteilung halten, vermeiden Sie es, Sich zu überschätzen oder durch ungeplante Aktivitäten zu viel Zeit zu verlieren. Unvorhersehbare Arbeiten können einen Zeitplan, der zu eng gestaffelt ist, komplett durcheinanderbringen. Es ist in diesem Fall sehr mühsam, die liegen gebliebene Arbeit wieder aufzuholen.
Für Ihre genaue Zeitplanung sollten Sie sich verschiedene detaillierte Pläne machen. Es bietet sich an,
- Monatspläne
- Wochenpläne
- Tagespläne
vorzubereiten. Je kleiner der geplante Zeitraum, desto detaillierter sollten Sie Ihre geplanten Aktivitäten beschreiben. In der Monatsplanung reicht es beispielsweise, festzuhalten, an welchem Tag Sie einen Kinobesuch planen. Das genaue Zeitfenster können Sie hier noch vernachlässigen. In den Wochen- und Tagesplänen sollten Sie den genauen Zeitraum hingegen festlegen.
Sie können jetzt die Liste mit Ihren Zielen, Aufgaben und Wünschen für Ihre verschiedenen Lebensbereiche nutzen, um Ihre Zeiteinteilung zu planen. Tragen Sie alle Aufgaben aus Beruf, Weiterbildung, Privatleben und anderen wichtigen Bereichen in Ihre Zeitpläne ein. Bedenken Sie dabei die Pufferzeiten von 40 Prozent der gesamten verplanten Zeit.
Ein Zeitplan ist kein starres Konstrukt
Auch wenn solche Zeitpläne sich sehr gut als Richtlinie eignen, sind Sie doch nicht perfekt. Wenn in den ersten Tagen oder Wochen einiges nicht so läuft, wie Sie es planen, ist das nicht weiter schlimm. Passen Sie Ihre Zeitplanung an Ihre Praxiserfahrung an und lernen Sie aus Ihren Fehlern. So können Sie Ihr Zeitmanagement mit der Zeit optimieren.
Nach einem gewissen Zeitraum werden Sie sehen, dass Sie alle Aufgaben erledigen können, ohne Ihr Privatleben vernachlässigen zu müssen.
Auch wenn Ihnen keine neuen Aufgaben, wie das hier genannte Beispiel der Weiterbildungen, bevorstehen, kann eine genaue Zeitplanung trotzdem immens hilfreich sein. Wer seine Zeit gut einteilt, kann entspannt an alle Aufgaben herangehen. Sie vermeiden damit in jedem Fall, dass Ihnen kurz vor Feierabend noch unerledigte Dinge einfallen und Sie sich wundern, wo nur die ganze Zeit geblieben ist.
