Lagerdatenbank für IT-Hardware
Webbasierte Verwaltung von IT-Assets
In den Rechenzentren eines Schweizer Finanzinstituts werden zahlreiche IT-Geräte an mehreren Standorten verwaltet. Die bisherige Verwaltung über eine Excel-Liste führte bei schnellen Bewegungen und fehlender Nachvollziehbarkeit immer wieder zu Problemen. Mit dieser Diplomarbeit wurde eine webbasierte Lösung entwickelt, die den Lageralltag vereinfacht und die Transparenz deutlich erhöht.
Das Ergebnis der Arbeit ist eine zentrale Webapplikation, die den bisherigen Excel Prozess ablöst. Alle Geräte werden in einer gemeinsamen Datenbank verwaltet, inklusive Standort, Status, Hersteller, Beschreibung und die zuständige Abteilung. Jede Änderung erzeugt automatisch einen Eintrag im Log, wodurch lückenlos nachvollziehbar ist, was wann angepasst wurde.
Die Lösung basiert auf PowerShell Universal und einer SQL-Datenbank, die bereits in der IT-Infrastruktur des Instituts vorhanden ist. Funktionen wie „Asset erfassen“, „bearbeiten“, „Worklog hinzufügen“, „Log/History anzeigen“ oder mehrere Geräte gleichzeitig als "recycelt" markieren, können direkt über das Dashboard ausgeführt werden. Filter nach Standort, Status oder Typ erleichtern die Suche im Alltag. Die Daten wurden aus der alten Excel Datei bereinigt und in das neue Schema übertragen. Das Tool wird heute im Rechenzentrum eingesetzt und hat sich im täglichen Betrieb bereits bewährt. Die Erfassungszeit wurde reduziert, die Datenqualität ist deutlich höher und der Lagerbestand ist für alle Beteiligten besser nachvollziehbar.
Zentrale Erkenntnisse
- Effizienzsteigerung: Die webbasierte Lagerdatenbank reduziert den manuellen Aufwand erheblich und beschleunigt die Erfassung und Nachverfolgung von IT Assets.
- Erhöhte Transparenz: Alle Bewegungen und Änderungen an den Assets werden lückenlos dokumentiert, was eine vollständige Nachvollziehbarkeit gewährleistet.
Einfache Skalierbarkeit: Die Lösung kann leicht erweitert werden, um auch andere Bestände wie Schrank- und Safe-Inhalte zu verwalten und weitere Bereiche im Rechenzentrum abzubilden.
Reduzierung von Fehlerquellen: Durch die Standardisierung der Prozesse und die automatisierte Erfassung von Daten wird das Risiko menschlicher Fehler deutlich minimiert.
Wirtschaftlichkeit: Die Lösung wurde mit bereits vorhandener Infrastruktur realisiert, sodass keine Investitionen in neue Hardware oder Software notwendig waren. Damit bleibt die Lösung besonders wirtschaftlich, da lediglich interne Ressourcen für die Entwicklung und den Betrieb genutzt wurden.
Der Weg zur fertigen Lösung bestand vor allem darin, die bisherigen Probleme klar zu sammeln und diese in eine einfache und praxistaugliche Anwendung zu übertragen. Herausfordernd waren die Bereinigung der alten Daten sowie die Abstimmung mit internen Stellen. Durch die iterative Umsetzung konnten viele Verbesserungen direkt aus dem Feedback der User übernommen werden.
Fazit
Das Tool ist inzwischen im Einsatz und hat den alten Excel Ablauf abgelöst. Die Daten sind sauberer, Bewegungen sind nachvollziehbar und das Erfassen geht schneller. Für mich persönlich war es eine wertvolle Erfahrung, ein Projekt von der Idee bis zur produktiven Nutzung komplett umzusetzen. Die wichtigste Erkenntnis: Eine einfache und klare Lösung wird von den Nutzern schneller akzeptiert als eine technisch komplexe, die niemand richtig braucht.
Ausblick
Zukünftig wird die Lagerdatenbank auch die Verwaltung von Schrank- und Safe-Inhalten im Rechenzentrum integrieren, sodass physische Bestände wie Dokumente und sensible Materialien ebenfalls erfasst werden können. Zudem ist die Automatisierung monatlicher Reports geplant, die automatisch aus dem Tool generiert und an die zuständigen Abteilungen gesendet werden, die ihre Assets im Rechenzentrum gelagert haben.
Die Lösung wird kontinuierlich erweitert, um noch mehr Prozesse im Rechenzentrum zu unterstützen und die Transparenz weiter zu erhöhen.
