Systemintegration
Implementierung neues Zeiterfassungssystem
Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten - Ein wesentlicher Faktor für reibungslose betriebliche Abläufe Die effiziente Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten ist für die Mathys Informatik AG als IT-Dienstleiter von grosser Bedeutung. Das bisherige Zeiterfassungssystem stösst zunehmen an seine Grenzen, insbesondere bei der Übersicht über Urlaubszeiten und in der mobilen Nutzbarkeit. Diese Diplomarbeit untersucht die Einführung eines neuen Systems, das die internen Prozesse vereinfacht, die Eigenständigkeit der Mitarbeitenden bei der Zeiterfassung fördert und den Verwaltungsaufwand spürbar reduziert. Durch die Implementierung sollen nicht nur tägliche Abläufe verbessert, sondern auch langfristige Mehrwerte für die Mathys Informatik AG geschaffen werden.
Ausgangslage:
Die Mathys Informatik AG, ein Unternehmen mit rund 200 betreuten Kunden in der IT-Branche, steht vor der Herausforderung, dass das bestehende Zeiterfassungssystem den Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeitenden nicht mehr gerecht wird. Probleme wie fehlerhafte Ferienauswertung, hoher administrativer Aufwand und eine fehlende mobile Stempelfunktion führen zu Ineffizienzen. Das Ziel der Arbeit ist es, ein benutzerfreundliches und mobiles System einzuführen, das den administrativen Aufwand minimiert und die Zeiterfassung optimiert.
Vorgehen:
Zur Lösungsfindung wurde das Projekt in vier Phasen unterteilt. Nach einer ausführlichen Analyse des IST-Zustandes und der identifizierten Probleme folgte die Evaluierung potenzieller Systeme anhand einer Präferenzmatrix und Nutzwertanalyse. Drei Varianten – Hakuna, TimeRocket und TimeSafe – wurden hinsichtlich ihrer Funktionalitäten, Kosten und Benutzerfreundlichkeit bewertet. Die Systemvariante Hakuna erwies sich als die beste Wahl und wurde für die Implementierung detailliert ausgearbeitet.
Ergebnisse:
Die Analyse zeigt, dass Hakuna die Anforderungen der Mathys Informatik AG am besten erfüllt, insbesondere in den Bereichen Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und mobile Nutzung. Hakuna ermöglicht eine zentrale Dokumentenablage, automatisierte Abwesenheitsverwaltung und eine übersichtliche Auswertung der Arbeitszeiten. Das System erfüllt die Ziele der Arbeit, indem es den administrativen Aufwand reduziert, die Genauigkeit erhöht und den Mitarbeitenden mehr Selbstständigkeit bei der Zeiterfassung ermöglicht.
Leesons Learned:
Durch das Projekt zur Implementierung eines neuen Zeiterfassungssystems konnte ich viele spannende Lösungsvarianten kennenlernen und praktisch anwenden. Schon bei der Ideenfindung merkte ich, wie viel Potenzial in den verschiedenen Ansätzen steckte. Da ich bisher vor allem kleinere Projekte geleitet habe, war dieses umfangreiche Vorhaben für mich besonders lehrreich und spannend. Es war inspirierend zu sehen, wie durch eine gut strukturierte Planung und Ausführung ein so umfassendes System erfolgreich eingeführt werden könnte.
Ausblick:
Das Projekt wurde von der Geschäftsleitung bereits genehmigt, und wir befinden uns nun in der ersten Umsetzungsphase. Das aktuelle Zeiterfassungssystem wird zum Ende November gekündigt, was uns eine Kündigungsfrist von drei Monaten gibt. Innerhalb dieser Frist muss das neue System vollständig implementiert und einsatzbereit sein. Diese zeitliche Vorgabe erfordert eine präzise Planung und sorgfältige Koordination aller Schritte, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. Ich freue mich darauf, die nächsten Schritte umzusetzen und das neue System pünktlich an den Start zu bringen.
Mejrema Smajic
IT-Sales Assistant / Dipl. Wirtschaftsinformatikerin HF
Als zentrale Drehscheibe in unserem kleinen Unternehmen bin ich in viele Abläufe und Abteilungen eingebunden und kann meine Kenntnisse gezielt einsetzen, um Prozesse effizient zu unterstützen. Ich arbeite im Team in Bereichen wie Buchhaltung, Administration, Verkauf und Support mit, was mir einen umfassenden Überblick über die verschiedenen Geschäftsbereiche verschafft. Durch diese enge Zusammenarbeit und meinen Überblick über aktuelle Entwicklungen kann ich eine effektive Koordination zwischen den Teams sicherstellen und dazu beitragen, dass wichtige Informationen und Entscheidungen zeitnah weitergegeben werden. So unterstütze ich den reibungslosen Ablauf unserer internen Prozesse und den Erfolg unserer Projekte.
