Dokumentenmanagement
Die bsi partner ag, gegründet im Juli 2019 von den Brüdern Bolliger, Schlienger und Ingala, ist ein aufstrebendes Unternehmen, das als Vertriebspartner von Abacus agiert und sich in kurzer Zeit den begehrten Gold-Status erworben hat, was nicht zuletzt der exzellenten Kundenbetreuung zu verdanken ist. Eine der herausragenden Kompetenzen der bsi partner ag liegt in der Implementierung der Abacus ERP-Software, die individuell an die spezifischen Anforderungen der Kunden angepasst wird. Die Priorität liegt auf schneller und zuverlässiger Kommunikation, aber wir stehen vor Herausforderungen bei der Organisation unserer Daten. Es gibt unterschiedliche Vorstellungen zur Ablagestruktur, besonders in den Kundenordnern, was zu Verwirrung führt, insbesondere wenn Vertretungskräfte nach Dokumenten suchen. Selbst in gemeinsam genutzten Ordnern ist die Logik für die meisten Mitarbeitenden undurchsichtig. Das Resultat sind redundante Daten und widersprüchliche Informationen, da Dokumente mehrfach gespeichert werden, oft unter verschiedenen Dateinamen. Die Suche nach Dokumenten gestaltet sich zeitaufwändig und frustrierend. Unser Ziel ist es, eine einfache Suche durch ein einziges Schlüsselwort oder eine Kennung zu ermöglichen, um benötigte Dokumente sofort zu finden. Dies würde nicht nur Zeit sparen, sondern auch Fehler minimieren und Raum für unsere Hauptgeschäftsfelder schaffen. Zusätzlich managen wir verschiedene Projekttypen, wie Großprojekte, Kleinprojekte und Supportfälle. Jeder Mitarbeitende hat dabei seine eigene Herangehensweise. Daher streben wir nach einer einheitlichen Softwarelösung, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter gleich arbeiten und effizient kommunizieren.
Endergebnis
Um die Effizienz in unserer Organisation zu steigern, haben wir eine standardisierte Ordnerstruktur für Kundenordner eingeführt, die von allen Mitarbeitenden genutzt wird. Bei unklaren Strukturen haben wir eine detaillierte Analyse durchgeführt, um Klarheit zu schaffen.
Wir haben klare Richtlinien für Dokumentenbezeichnungen entwickelt und eine Liste mit standardisierten Namen für wiederkehrende Dokumente erstellt. Diese klaren Vorgaben sollen sicherstellen, dass Mitarbeitende nicht mehr über die Benennung von Dokumenten nachdenken müssen.
Ausblick
Während der Diplomarbeit sind viele interessante Ideen aufgetaucht, von denen wir aus zeitlichen und finanziellen Gründen nicht alle sofort umsetzen konnten. Dennoch werden diese Ideen nicht ignoriert; wir planen, sie in naher Zukunft zu realisieren.
Die Umstrukturierung der Ordnerstruktur wird sorgfältig und schrittweise erfolgen, um den laufenden Betrieb nicht zu stören. Nach der Umsetzung wird eine Testphase für alle Mitarbeitenden eingeführt, damit sie sich mit der neuen Struktur vertraut machen können. Anschließend erhalten sie eine Umfrage, um ihre Erfahrungen zu teilen. Die Ergebnisse dieser Tests werden analysiert, um weitere Maßnahmen zu planen.
Für die Verwaltung von Supportfällen haben wir nebst dem Abacus Aktivitäten-Tool das Abacus Service-Vertragsmanagement-Tool genauer analysiert. Wir überlegen den Wechsel zu einem Ticketing-Tool, um Anliegen der Kunden effektiver zu bearbeiten. Kunden könnten ihre Anfragen über dieses Tool erfassen, während wir im Hintergrund an Lösungen arbeiten. Dennoch erkennen wir an, dass einige Kunden die telefonische Kontaktaufnahme bevorzugen. Daher wird der Übergang behutsam gestaltet, inklusive Schulungen für die Mitarbeitenden. Eine Testphase ist geplant, um die reibungslose Funktion des Ticketing-Tools sicherzustellen. Obwohl vorerst auf die Implementierung des SVM verzichtet wird, schließen wir eine spätere Einführung nicht aus.
In Bezug auf die Verwaltung von Kleinaufträgen und Supportfällen streben wir an, eine wöchentliche Auswertung durch DeepV automatisch an die Mitarbeitenden zu senden. Dies ermöglicht einen umfassenden Überblick über alle anstehenden Aufgaben.
Weg zum Ziel
Der Weg zur Fertigstellung meiner Diplomarbeit war eine beeindruckende Erfahrung, die meine Fähigkeiten stark geprägt hat. Anfangs schien die Herausforderung unüberwindbar wie ein weit entfernter Berggipfel. Die Reise begann mit der Auswahl des Themas, das sich auf das Dokumentenmanagement in unserem Unternehmen konzentrierte. Klare Ziele und ein strukturierter Zeitplan halfen mir, den Weg vor mir zu sehen. Während der Arbeit war umfassende Recherche entscheidend und Feedback von Familie, Kollegen und Experten war äußerst wertvoll.
Schließlich erreichte ich mein Ziel und reichte meine Diplomarbeit ein. Dieser Moment des Erfolgs erfüllte mich mit großer Zufriedenheit und Stolz.
Lessons Learned
Während meiner Diplomarbeit konnte ich zahlreiche Erkenntnisse gewinnen. Besonders wurde mir wieder bewusst, wie wichtig präzise Zielsetzungen und ein gut durchdachter Zeitplan sind. Die klare Festlegung von Arbeitspaketen ermöglichte es mir, stets auf Kurs zu bleiben und nicht vom vorgegebenen Weg abzuweichen. Ebenso wurde mir deutlich, wie bedeutend regelmäßiges Feedback ist, sei es von Fachexperten, Kollegen oder Familienmitgliedern. Dieser Austausch brachte immer neue Ideen und Perspektiven ein. Eine gründliche Analyse erwies sich ebenfalls als entscheidend, da sie als Basis für fundierte Argumentationen diente. Schließlich nehme ich mit, dass es ratsam ist, nicht vorschnell mit dem Schreiben zu beginnen, sondern erst dann, wenn sicher ist, dass die Inhalte auch tatsächlich in die Arbeit integriert werden können.
Angela Meier
Seit Oktober 2020 bin ich als Abacus-Beraterin für die bsi partner ag in Aarau tätig. Durch meine Leidenschaft für Wissenserweiterung und meine offene, empathische Art gelingt es mir, effektiv mit anderen zu kommunizieren und starke Kundenbeziehungen aufzubauen. Besonders schätze ich an meiner Arbeit die Verbindung von betriebswirtschaftlichen Kenntnissen und Informatik sowie die Vielseitigkeit, die diesen Beruf auszeichnet. Nachdem ich bereits eine Ausbildung im Bereich Betriebswirtschaft abgeschlossen habe, wollte ich mein Wissen nun stärker auf die Digitalisierung fokussieren und mich in diesem Bereich weiterentwickeln. Aus diesem Grund habe ich mich für diesen Studiengang entschieden.
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