Verwaltung des Ressourcenmanagements
Prozessoptimierung durch Automatisation
Die Abteilung „Digital Service personelles IT-Sourcing“ der SBB beschafft für die Arbeitsorganisationen externe Ressourcen und Leistungen von ausgewählten Lieferanten. Die Arbeitsorganisationen der SBB reichen einen Suchauftrag im „Gemeinsam Digital Marktplatz“ auf der Jira-Plattform ein. Jede Ressourcenanfrage, sei sie intern oder extern, wird in Jira erfasst. Eingehende Bewerbungsprofile der Lieferanten, werden in einer SharePoint-Liste "Angebotsverwaltung" erfasst und verwaltet. Aus den vorselektierten Angeboten können sich die Arbeitsorganisationen entscheiden und das Team des personellen IT-Sourcings übernimmt die gesamte administrative Abwicklung für die Personalbeschaffung. Der aktuelle Prozess kann nur durch manuelle Handgriffe reibungslos ausgeführt werden. Mit einem innovativen Konzept soll dieser durch Automatisation und Eliminierung von Teilprozessen für das personelle IT-Sourcing optimiert und effizienter gestaltet werden.
Endergebnis
Das Ergebnis der Prozessoptimierung ist eine einheitliche Lösung in SharePoint, welche Teilschritte durch Automatisation mit Power Automate eliminiert. In dieser Variante erfolgt die Erfassung der Job-Angebote neu auf einem Kanban-Board in SharePoint. Die Angebotsverwaltung wird, um die Automatisierung von Teilschritten zu gewährleisten, angepasst. Für die Erstellung des Reportings wurde Power BI ausgewählt.
Folgende Ziele wurden für die Prozessoptimierung erfüllt:
- Erstellung von automatisierten Benachrichtigungen, um das manuelle Nachschauen zu verringern
- Joberfassung auch für interne Ressourcen möglich
- Eliminierung von Teilprozessen
- Übergabe von Teilprozessen an andere Prozessbeteiligten, um den Aufwand für das personelle IT-Sourcing zu verringern
- Anpassungen in der Angebotsverwaltung
- Einsatz eines neuen Reporting-Tools
Ausblick
Weg zum Ziel
Besondere Herausforderungen
Lessons Learned
Simona Territo
Das Interesse für Betriebswirtschaft und Digitalisierung entstand schon früh. Aus diesem Grund habe ich mich für den Studiengang der Wirtschaftsinformatik entschieden. Seit August 2022 arbeite ich bei der SBB als Mitarbeiterin personelles IT-Sourcing. Meinen Antrieb hole ich mir aus meiner Neugier und dem Streben, meine Fähigkeiten immer weiter auszubauen. An meiner Arbeit schätze ich vor allem die Kombination zwischen Betriebswirtschaft und Digitalisierung sehr.
terrsimi@outlook.com
Kurzanleitung
In der vorliegenden Datei wird der Aufbau eines Kanban-Boards auf SharePoint sowie die Erstellung von Automatisierungen mittels Power Automate beschrieben:
