Ausgangslage

Die MSC Basel führte das neue System OVA ein, um die Arbeitsprozesse zu modernisieren und digital zu unterstützen. Die Mitarbeitenden sahen sich dadurch mit neuen Abläufen, Funktionen und Arbeitsweisen konfrontiert, was eine sorgfältige Einführung und strukturierte Begleitung erforderlich machte. Ziel war es, ein einheitliches Verständnis für die neuen Prozesse zu schaffen, die Bedienung des Systems zu festigen und die Zusammenarbeit innerhalb des Exportteams gezielt zu stärken.

Vorgehen

Für die Bearbeitung meiner Diplomarbeit orientierte ich mich an einem klassischen Projektablauf mit vier Phasen: Initialisierung, Planung, Realisierung und Abschluss. In der Initialisierung definierte ich die Ausgangslage und die Ziele der Arbeit. In der Planung strukturierte ich das Vorgehen, legte Abläufe fest, berücksichtigte Kommunikationsaspekte und erstellte eine Risikoübersicht. Die Realisierung umfasste die inhaltliche Erarbeitung: das Sammeln von Informationen, das Analysieren der Prozesse und das Bewerten von Varianten.

Nach Abschluss der Projektrealisierung begann die Ausarbeitung der Variante. Auf Grundlage der gesammelten Daten, Analysen, Rückmeldungen und Prozessbeobachtungen strukturierte ich den tatsächlichen Ablauf bei MSC Basel. Die Einführung von OVA erfolgte dabei in einem klar aufgebauten, fünfstufigen Prozess, bei dem jede Phase auf der vorherigen aufbaute. Dies diente dazu, Wissen zu erweitern, Abläufe zu testen, die Umsetzung zu sichern und das System dauerhaft im Arbeitsalltag zu verankern.

Projektphasen der OVA-Einführung

Phase 1 – E-Learning

Zu Beginn absolvierte das gesamte Team obligatorische E-Learning-Module, um die Grundlagen des Systems kennenzulernen. Dabei wurden wichtige Funktionen wie Buchungserfassung und Dokumenterstellung vermittelt.

Phase 2 – Testphase

Anschliessend wurde OVA unter realen Bedingungen getestet. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter bearbeitete eine definierte Anzahl Buchungen, Dokumenterstellungen, Rechnungen und berechnung der Containerkosten. Parallel dazu wurde die interne Arbeitsweise digitalisiert und Feedback aus dem Team laufend gesammelt.

Phase 3 – Einführung (Go-Live)

Nach der Testphase wurde OVA vollständig in den operativen Alltag integriert. Alle Exportvorgänge wurden nun ausschliesslich im neuen System abgewickelt. Herausforderungen, Sonderfälle und Prozessabweichungen wurden dokumentiert und direkt mit den zuständigen Stellen abgeklärt.

Phase 4 – Stabilisierung und Optimierung

In dieser Phase wurde das System im Alltag gefestigt. Abläufe wurden vereinheitlicht, Fehlerquellen reduziert und Prozessschritte in OneNote dokumentiert. Durch regelmässige Abstimmungen konnten Verbesserungsvorschläge erarbeitet und Standards im Team etabliert werden.

Phase 5 – Evaluation und Abschluss

Zum Abschluss erfolgte die Auswertung aller Erfahrungen aus den vorherigen Phasen. Rückmeldungen aus dem Team, Prozessvergleiche und Optimierungsmöglichkeiten wurden analysiert. Die Ergebnisse zeigten eine deutliche Verbesserung der Prozessqualität und eine erfolgreiche Integration von OVA im Arbeitsalltag.

Grafische Darstellung der fünf Projektphasen

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Im Abschluss überprüfte ich die Zielerreichung, reflektierte den gesamten Arbeitsprozess und fasste die wichtigsten Ergebnisse kompakt zusammen.

Ergebnisse

Die Analyse zeigte klare Verbesserungen in der Effizienz, Transparenz und Prozessqualität. Die verglichenen Kernprozesse (Einbuchen, Dokumenterstellung und Fakturierung) liefen nach OVA deutlich schneller und fehlerärmer. Die Kommunikation wurde durch Teams und einheitliche OneNote-Dokumentationen spürbar vereinfacht. Rückmeldungen aus dem Team bestätigten die höhere Nachvollziehbarkeit der Abläufe sowie die sichere Bedienung des Systems nach der Einführungsphase. Mit mehreren konkreten Verbesserungsvorschlägen,  Anleitungen für Sonderfälle wurde die Basis für eine nachhaltige Weiterentwicklung geschaffen.

Ausblick

Die Einführung von OVA hat gezeigt, dass digitale Systeme nur dann ihr volles Potenzial entfalten, wenn sie mit klaren Abläufen, verständlichen Anleitungen und einer offenen Teamkommunikation verbunden werden. Für die Zukunft bietet OVA die Möglichkeit, Prozesse weiter zu vereinheitlichen, Daten automatisierter auszuwerten und standortübergreifend transparentere Arbeitsweisen zu schaffen.

Lessons Learned 

Durch die Einführung von OVA habe ich gelernt, wie wichtig klare Kommunikation, strukturierte Abläufe und gegenseitige Unterstützung in Veränderungsprozessen sind. Besonders wertvoll war die Erfahrung, dass Unsicherheiten im Team durch transparente Erklärungen und praktische Beispiele schnell reduziert werden können. Zudem hat mir das Projekt gezeigt, wie entscheidend eine saubere Dokumentation ist, um neue Systeme erfolgreich und langfristig im Arbeitsalltag zu verankern.