Onboarding im Order Management

Ausgangslage

Die Allpack Group AG ist ein führendes Unternehmen in der pharmazeutischen Verpackungsindustrie und beschäftigt rund 100 bis 200 Mitarbeitende am Standort Reinach (BL). Das Unternehmen unterliegt strengen GMP-Vorgaben und legt grossen Wert auf Qualität, Effizienz und Prozesssicherheit.

Während auf Unternehmensebene ein allgemeines Onboarding-Programm existiert, fehlte im Order Management ein klar strukturierter und abteilungsspezifischer Einarbeitungsprozess. Neue Mitarbeitende wurden bisher individuell und ohne einheitliche Systematik eingearbeitet, was zu unterschiedlichen Wissensständen, längeren Einarbeitungszeiten und einer hohen Belastung der bestehenden Teammitglieder führte.

Diese Ausgangssituation machte deutlich, dass ein standardisiertes, transparentes und praxisnahes Onboarding-Konzept erforderlich ist, das die abteilungsspezifischen Prozesse berücksichtigt und gleichzeitig GMP-Anforderungen erfüllt. Ziel der Diplomarbeit war es, ein Konzept zu entwickeln, das eine effizientere Einarbeitung ermöglicht, Wissen nachhaltig sichert und die Integration neuer Mitarbeitender fördert.

Vorgehen

Die Arbeit wurde nach dem Wasserfallmodell umgesetzt und in vier Phasen gegliedert. Nach einer IST-Analyse und einer internen Umfrage wurden Schwachstellen im bestehenden Prozess identifiziert. Verschiedene Konzeptideen wurden mithilfe der SWOT-Analyse, der Kreativitätsmethode 6-3-5 und der Nutzwertanalyse bewertet und zu einem praxisnahen Onboarding-Konzept weiterentwickelt.

Ergebnisse

Das Ergebnis ist ein 12-Wochen-Einarbeitungsplan mit klar definierten Lernzielen, regelmässigen Feedbackpunkten und einem Buddy-System, das den Wissenstransfer und die Integration neuer Mitarbeitender stärkt. Checklisten und Nachweise werden im Qualitätsmanagementsystem dokumentiert, um GMP-Konformität und Transparenz sicherzustellen. Die Kosten-Nutzen-Analyse zeigt, dass das Onboarding-Konzept trotz einmaliger Einführungskosten eine kosteneffiziente und nachhaltige Investition darstellt: Die jährlichen Einsparungen übersteigen die Folgekosten deutlich, und je nach Anzahl Neueintritte wird der Break-even bereits im ersten oder zweiten Jahr erreicht. Zusätzlich entstehen qualitative Vorteile wie eine höhere Prozesssicherheit, eine verbesserte Teamkultur und eine stärkere Mitarbeiterbindung.

Weg zum Ziel

Der Weg zum fertigen Konzept war geprägt von einer systematischen Vorgehensweise und enger Zusammenarbeit mit HR und der Teamleitung. Durch regelmässige Abstimmungen und Zwischenreflexionen konnten Ideen gezielt weiterentwickelt und an die Bedürfnisse der Abteilung angepasst werden. Die Kombination aus theoretischen Modellen und praktischer Anwendung ermöglichte ein Ergebnis, das sowohl strukturiert als auch realitätsnah ist.

Besondere Herausforderungen

Herausfordernd war vor allem die Abstimmung mit verschiedenen Anspruchsgruppen und die Beschaffung praxisnaher Informationen während der Realisierungsphase. Auch das Zeitmanagement stellte eine Herausforderung dar, da unerwartete Abstimmungsrunden und zusätzliche Recherchen mehr Aufwand erforderten als geplant. Durch flexible Priorisierung und regelmässige Zwischenabstimmungen konnten diese Hürden erfolgreich bewältigt werden.

Weiteres Vorgehen

Nach der Konzeptentwicklung folgt die geplante Pilotphase zur praktischen Umsetzung im Order Management. Dabei sollen die digitalen Checklisten im Qualitätsmanagementsystem integriert, die KPIs aktiv gemessen und Feedbackrunden mit neuen Mitarbeitenden durchgeführt werden. Auf Basis der Ergebnisse aus dieser Testphase können Anpassungen vorgenommen und das Konzept schrittweise auf weitere Abteilungen der Allpack Group AG übertragen werden.

Lessons Learned

Im Verlauf der Diplomarbeit habe ich erkannt, wie wichtig eine klare Zieldefinition, konsequente Kommunikation und regelmässige Reflexion für den Projekterfolg sind. Besonders wertvoll war die Erfahrung, theoretische Modelle wie PDCA oder Wasserfallmodell praxisnah anzuwenden und auf die Realität im Unternehmen anzupassen. Die Arbeit hat gezeigt, dass erfolgreiche Onboarding-Prozesse nicht allein von Konzepten abhängen, sondern von einer gelebten Unternehmenskultur, die Wissenstransfer, Teamarbeit und kontinuierliche Verbesserung fördert.