Optimierung des Onboarding-Prozesses

Vorgehen

Das Vorgehen in der Diplomarbeit erfolgte schrittweise und zielgerichtet. Zu Beginn wurde der bestehende Onboardingprozess im Backoffice detailliert analysiert und durch eine Mitarbeitendenumfrage ergänzt, um bestehende Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Auf dieser Grundlage wurden verschiedene Lösungsansätze entwickelt und bewertet, wobei sich das Hybridmodell als optimale Variante herauskristallisierte.

Ergebnisse

Die Diplomarbeit führte zu einem vollständig neu konzipierten und optimierten Onboardingprozess für das Backoffice, der sowohl strukturell als auch qualitativ deutliche Verbesserungen bringt. Mit dem entwickelten Hybridmodell steht nun ein klarer Rahmen zur Verfügung, der verbindliche Standards mit flexiblen Anpassungsmöglichkeiten kombiniert. Dadurch können neue Mitarbeitende gezielt, einheitlich und effizient eingearbeitet werden.

Als zentrale Ergebnisse wurden zusätzlich drei praxisrelevante Instrumente erstellt:

• Ein strukturierter Einarbeitungsplan, der alle relevanten Prozesse, Themen und Verantwortlichkeiten über vier Wochen hinweg festlegt
• Ein umfassender Leitfaden für Ausbildungsverantwortliche, der Aufgaben, Vorgehensweisen, Tipps und Hilfsmittel klar beschreibt
• Eine digitale Checkliste in Trello, die eine transparente Fortschrittskontrolle der Ausbildung ermöglicht

Durch die Optimierung verkürzt sich die Einarbeitungsdauer von durchschnittlich sechs Wochen auf vier Wochen. Gleichzeitig reduziert sich der Betreuungsaufwand der Ausbildungsverantwortlichen um rund 41 %, während neue Mitarbeitende zehn Arbeitstage früher produktiv im Tagesgeschäft mitarbeiten können. Neben diesen messbaren Effizienzgewinnen wurde vor allem die Ausbildungsqualität deutlich erhöht, da alle neuen Mitarbeitenden dieselben relevanten Inhalte, Prozesse und Standards vermittelt bekommen.

Gesamt betrachtet zeigt das Ergebnis der Arbeit, dass das Hybridmodell einen modern strukturierten, digitalen und qualitativ hochwertigen Onboardingprozess ermöglicht, der sowohl für die Ausbildungsverantwortlichen als auch für neue Mitarbeitende einen klaren Mehrwert schafft.

Optimierter Ablauf

/

Besondere Herausforderungen

Eine der grössten Herausforderungen war, einen bisher kaum dokumentierten Prozess vollständig zu analysieren und daraus ein neues, funktionierendes Modell zu entwickeln. Zudem musste ich lernen, mich nicht zu überfordern, wenn mehrere Themen gleichzeitig anstanden und stattdessen strukturiert und schrittweise vorzugehen. Die Balance zwischen Motivation, Zeitdruck und der Entwicklung eines komplett neuen Konzepts erforderte viel Durchhaltevermögen und Selbstorganisation.

Lessons learnt

Durch die Diplomarbeit habe ich erkannt, wie wichtig klare Planung, strukturiertes Arbeiten und realistische Zielsetzungen für den Projekterfolg sind. Besonders wertvoll war die Erkenntnis, dass nicht alles gleichzeitig umgesetzt werden kann und Pausen, Priorisierung sowie Zwischenergebnisse zu besseren Resultaten führen. Zudem habe ich gelernt, flexibel auf Herausforderungen zu reagieren und Perfektionismus manchmal bei Seite zu legen.

Ausblicke

Während der Arbeit haben sich weitere Entwicklungsmöglichkeiten ergeben, insbesondere die Integration des optimierten Onboardingprozesses in unsere Confluence-Plattform. Dort könnten der neue Ablauf, die Unterlagen sowie direkte Verlinkungen zentral verfügbar gemacht werden. Zudem könnten neue interaktive Lernmodule mit prozessbezogene Fallbeispiele die Ausbildung künftig noch praxisnaher, digitaler und nachhaltiger gestalten.