Nebenkosten und Energiecontrolling von Grossbahnhöfen
Variantenentscheidung für das zukünftige Abrechnungstool
Bei SBB Immobilien werden die Heiz- und Betriebskostenabrechnungen für die Grossbahnhöfe Basel SBB, Bern, Luzern, Genf-Cornavin und Zürich HB verantwortet. Diesen Abrechnungen liegen aufgrund der Vielzahl verschiedener Nutzungen der Mietflächen, sowie der komplexen Gebäudetechnik und den daraus resultierenden Kostenverteilungen sowie Zähler für verschiedene Medien komplexe Verteilschlüssel zugrunde. Seit rund 25 Jahren werden diese Prozesse in der selbst entwickelten Softwarelösung «WinBNKA» abgehandelt. Diese Software ist per Ende 2023 endgültig End of Life und kann nachher definitiv nicht mehr verwendet werden. Eng damit verknüpft ist das Energiecontrolling, welches ebenfalls optimiert werden soll. Das Energiecontrolling betrifft die Kontrolle und Plausibilisierung der Medienverbräuche (Wasser, Strom, Kälte und Wärme). Aktuell werden die Zählerstände maximal monatlich erhoben, Abweichungen können nur schwer oder gar nicht nachvollzogen werden. Dieser Aspekt soll in Zukunft automatisiert und mit regelmässigeren Daten verbessert werden. Im Rahmen dieser Diplomarbeit soll eine Nachfolgelösung für "WinBNKA" gefunden werden, welche rechtzeitig einsatzbereit ist und den gesamten Prozessdurchlauf zukunftssicher verbessert.
Analyse der IST-Situation
Die Analyse der jetzigen Lösung hat folgende Ineffizienzen hervorgebracht, welche eine zukünftige Lösung erfüllen sollte:
- Fehlende Schnittstelle zum SAP (Stammdaten)
- Fehlende Nachvollziehbarkeit der Kostenverteilungen
- Unplausible Zählerwerte durch fehlendes Energiecontrolling
- Mangelhafte Belegbarkeit von Kosten
- Fehlender Funktionsumfang welcher aktuell mit diversen Excel abgedeckt werden muss
- Ungenügende Nutzerfreundlichkeit
Lösungsfindung
Um die optimale Lösung zu eruieren wurden folgende drei Lösungsvarianten erarbeitet.
Variante 1 "SAP-Lösung"
Umsetzung der Nebenkostenabrechnungen in der Standardgeschäftssoftware der SBB. Bisher ist diese nur für Gebäude mit simplen Abrechnungsstrukturen im Einsatz.
Variante 2 "Externe Lösung"
Umsetzung der Grossbahnhöfe in einer Drittsoftware welche auf dem Markt erhältlich und in der Branche etabliert ist.
Variante 3 "Eigenentwicklung"
Diese Lösung hat einen ähnlichen Ansatz wie die bisherige Lösung. Es soll wieder eine Eigenentwicklung programmiert werden, welche an die Anforderungen der SBB-Spezialitäten angepasst ist.
Varianten- und Handlungsempfehlung
Die Variante 2 "Externe Lösung" wurde im Rahmen einer Nutzwertanalyse als favorisierte Lösung eruiert und dem Auftraggeber als Handlungsempfehlung präsentiert.
Der detaillierte Variantenvergleich ist im Anhang "Präferenzmatrix und Nutzwertanalyse" einsehbar.
Die Softwarelösung des Externen Anbieters deckt alle funktionalen Anforderungen bis auf die fehlende Schnittstelle zum SAP ab. Dadurch entsteht zwar kein unerheblicher Aufwand für die Implementierung, diese Arbeiten erfordern aber kein grosses fachliches Know-How, wodurch diese ohne Probleme auch von Lernenden und Praktikanten erledigt werden können.
Die Lösung zeichnet sich ausserdem mit einer stetigen Weiterentwicklung an die ändernden Bedürfnisse der Immobilienbranche aus und es ist eine hohen Kostenkontrolle durch offerierte Pauschalmodule möglich.
Ein Highlight sind die Möglichkeiten für das Energiecontrolling. Die Gebäudeleitsysteme werden direkt mittels Schnittstelle an die Software angebunden, wodurch alle 15 Minuten der aktuelle Zählerstand übertragen wird. Bei unplausiblen Verbräuchen wird ein Alarm ausgelöst und die zuständige Abteilung zur Prüfung aufgefordert.
Resümee
Die Durchführung dieser Diplomarbeit stellte nach einer Reihe von Semesterarbeiten mit fiktiven Themen ohne Bezug zur eigenen Unternehmung, die erste Arbeit dar welche eine Problemstellung aus meinem Arbeitsumfeld lösen sollte.
Im Vorfeld unterschätzte ich, dass es gar nicht so einfach ist ein bestehendes Tool objektiv zu hinterfragen und eine optimale Lösung zu bilden. Zu sehr gewöhnt man sich mit der Zeit an Abläufe und Funktionen, welche eigentlich sehr inneffizient sind.
Eine Herausforderung war auch die Hochrechnung von Kosten für einzelne Lösungsvarianten, dies erforderte viel mehr Recherche als gedacht.
Insgesamt schaue ich auf eine anspruchsvolle aber sehr interessante und aufschlussreiche Zeit zurück.
Der nächste Schritt ist nun die Umsetzung in die Praxis, welche bereits eingeleitet wurde.
Rafael Gerber
Aktuell bei SBB Immobilien als Fachspezialist Business Data Management beschäftigt. Spezialisiert in SAP RE-FX und komplexen Heiz- und Betriebskostenabrechnungen. Baldiger Betriebswirtschafter HF
rafael.gerber@hotmail.com
