Evaluation neue Zeiterfassungssoftware
Eine neue Zeiterfassungssoftware als Schlüssel zur Kostensenkung und Qualitätssteigerung.
Zeiterfassung wird oft als lästige Pflicht gesehen, dabei steckt darin grosses Einsparpotenzial. Wenn ein System umständlich ist, wichtige Funktionen fehlen oder der Aufwand hoch bleibt, entstehen schnell unnötige Kosten. Diese Diplomarbeit zeigt, wie durch gezielte Optimierungen bei Bedienung, Funktionen und Kostenstruktur spürbare Verbesserungen erreicht werden können. Weniger Aufwand, mehr Effizienz und deutlich tiefere Betriebskosten.
Diese Diplomarbeit beschäftigt sich mit der Evaluation und Einführung einer neuen Zeiterfassungssoftware für die Firma Sauber+Gisin Engineering AG.
Die Sauber+Gisin Engineering AG mit Sitz in Olten und Oerlikon beschäftigt 25 Mitarbeitende und ist auf die Umsetzung komplexer Infrastrukturprojekte spezialisiert. Im Auftrag von SBB, ASTRA (Bundesamt für Strassen), Kantonen und Gemeinden realisiert die Sauber+Gisin Engineering AG anspruchsvolle Infrastrukturprojekte von der ersten Idee bis zur Übergabe. Der Schwerpunkt liegt auf Betriebs- und Sicherheitsanlagen, insbesondere der Modernisierung von Beleuchtungsanlagen, Signalisation, Überwachung und Entwässerung auf Nationalstrassen. Auch Projekte wie die Sanierung von Bahnhöfen für die SBB oder die Umsetzung von Parkleitsystemen für Gemeinden gehören zum Leistungsspektrum.
Die bisher eingesetzte Zeiterfassungssoftware entspricht nicht mehr den heutigen Anforderungen der Firma. Sie ist in der Bedienung umständlich, verursacht unnötige Lizenz- und Administrationskosten, erschwert die Auswertung der zu erfassten Arbeits- und Projektzeiten. Sie bietet zudem keine Möglichkeit zur Erstellung von individuellen Rechnungen.
Ziel der Diplomarbeit war es, eine moderne Lösung zu finden, welche die Zeiterfassung effizienter gestaltet und gleichzeitig alle benötigten Funktionen in einer Software zusammenführt. Zudem sollten auch die Handhabung der Rapportierung, Abrechnung sowie des Kontrollprozess vereinfacht werden.
Die Anforderungen wurden gemeinsam mit der Geschäftsleitung, dem Admin-Team und weiteren Mitarbeitenden erarbeitet. Anschliessend wurden sie in Kategorien nach Wichtigkeit eingeteilt, damit man sich bei der Auswahl auf das Wesentliche konzentrieren konnte. Auf dieser Basis habe ich drei passende Softwarelösungen ausgewählt, analysiert und miteinander verglichen. Die Lösung TimeStatement hat dabei am meisten überzeugt.
TimeStatement erfüllt alle wichtigen Anforderungen, ist benutzerfreundlich und bietet ein gutes Verhältnis zwischen Leistung und Kosten. Auch in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit überzeugt die Software, da alle Daten auf Servern in der Schweiz gespeichert werden. Für die Einführung wurde ein strukturierter Phasenplan erstellt. Mithilfe verschiedener Tests und eines Testprojekts kann die Software über einen längeren Zeitraum intensiv geprüft werden. Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase ist eine Schulung für alle Mitarbeitenden vorgesehen, um das neue System reibungslos in den Arbeitsalltag zu integrieren. Als zusätzliche Unterstützung wurde eine Anleitung in Form eines Pflichtenhefts erstellt, welche den Mitarbeitenden zur Orientierung dient.
Die Ergebnisse dieser Arbeit zeigen, dass mit dem neuen System ein grosses Potenzial besteht, insbesondere in Bezug auf Kosteneinsparungen und eine spürbare Steigerung der Effizienz im Arbeitsalltag.
Luca Steiner
Luca Steiner ist in der Funktion Junior-Projektleiter seit 4 Jahren tätig. Er hat bereits mehrere Gross- und klein- Projekte ab der Planung bis hin zur Ausführung und Abnahme begleitet.
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