Applikationserweiterung
Optimierung und Erweiterung der Mitarbeiterapp "ahead"
Die Kommunikation mit dem Fahrpersonal ist ein grosser Teil meiner beruflichen Tätigkeit als Disponent. Es kommt immer noch sehr oft vor, dass wir fast alle Dokumente den Chauffeuren in Papierform abgeben. Dies ist immer mit hohen Kosten für die Anschaffung von Papier verbunden. Um diese Kosten zu reduzieren, habe ich mir überlegt, dass man Dokumente wie Unfallformulare, Ferienzettel, Leergutformular, Lieferscheine für Abhol- und Lieferaufträge usw. komplett digitalisieren könnte und diese bei Bedarf rund um die Uhr für jeden Mitarbeiter auf der App ersichtlich und abrufbar sind. Dabei bezieht sich dies für den Anfang nur auf relevante Dokumente für das Fahrpersonal. Es besteht aber die Möglichkeit, in einem weiteren Vorgehen das Konzept auf alle Mitarbeiter (Büro, Fuhrpark usw.) auszuweiten und zusätzliche Dokumente wie die Lohnabrechnung einzuspeisen.
Die Auftragsklärung umfasste die Konkretisierung der Ziele, Festlegung der Anforderungen an die App, Ressourcenplanung sowie Risikobewertung. Ziel war es, die spezifischen Dokumente und Funktionen der App zu definieren, die Sicherheitsstandards festzulegen und sicherzustel-len, dass genügend Ressourcen für die Umsetzung vorhanden sind. Die Analyse zeigte, dass der Papierverbrauch hohe Kosten verursacht und die Effizienz durch papierbasierte Prozesse beein-trächtigt wird. Durch die Digitalisierung können Kosten gesenkt, Prozesse effizienter gestaltet und die Flexibilität und Sicherheit erhöht werden. Eine erfolgreiche Umstellung erfordert Schulungen und Unterstützung für die Mitarbeiter. Das Projekt orientiert sich am Spiralmodell, das iterative Phasen der Planung, Risikoanalyse, Entwicklung und Evaluierung umfasst. Jede Iteration baut auf den Ergebnissen der vorherigen auf und integriert Feedback zur kontinuierlichen Verbesserung. Die Projektstrukturplanung und der Ablaufplan gewährleisten eine klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten und eine gezielte Steuerung der Teilbereiche.
Zur Umsetzung wurden drei Varianten in Betracht gezogen: Self-Service Plattform, DMS-Plattform und MS Forms/MS Bookings. Die Evaluation anhand der Eisenhower-Methode und einer Nutzwertanalyse ergab, dass die Nutzung von MS Forms und MS Bookings die beste Option ist. Diese Lösung ist kosteneffizient, da sie bereits innerhalb der bestehenden Microsoft 365-Infrastruktur verfügbar ist und die Benutzer bereits mit diesen Tools vertraut sind. Die wichtigsten zu digitalisierenden Dokumente wurden in Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen identifiziert. Diese wurden entsprechend überarbeitet und als ausfüllbare Formulare in MS Forms erstellt. Um sicherzustellen, dass die Dokumente korrekt verarbeitet wer-den, wurde ein Workflow mittels MS Power Automate eingerichtet, der die Dokumente an die richtigen Stellen weiterleitet. Die erweiterte Applikation bietet eine benutzerfreundliche Ober-fläche, auf der die Fahrer ihre Dokumente verwalten können. Diese Digitalisierung trägt zur Kostensenkung, Effizienzsteigerung und Verbesserung der Arbeitszufriedenheit bei und leistet zudem einen Beitrag zum Umweltschutz. Die Integration in das bestehende System minimiert den Schulungsaufwand und stellt sicher, dass die Mitarbeiter die neue Lösung effektiv nutzen können.
Insgesamt schafft das Projekt eine moderne, nachhaltige und effiziente Lösung für die Verwal-tung der Dokumente des Fahrpersonals, die den digitalen Fortschritt im Unternehmen weiter vorantreibt.
Lionel Rüegger
Gelernter Strassentransportfachmann EFZ, aktuell tätig als Strassentransportdisponent bei G. Leclerc Transport AG in Egerkingen.
lionel99@breitband.ch
