Die Prüfungen stehen an, das Projekt auf der Arbeit muss fertig werden, dann sind da noch die Schreiben an die Versicherung und die Bank, der Keller müsste mal wieder ausgemistet werden und, und, und … Diese Flut an Aufgaben hat sicher jeder schon einmal erlebt, und oftmals fällt es schwer, da den Überblick zu behalten. Mit guter Selbstorganisation lassen sich solche Probleme vermeiden. Die Frage ist nur: Was ist „gute Selbstorganisation“? Wie schaffst Du es, all Deine Aufgaben unter einen Hut zu bekommen? Sind To-do-Listen da der richtige Weg oder gibt es bessere Alternativen? Wir verraten es Dir!
Was ist Selbstorganisation? Und wieso ist sie so wichtig?
Bevor wir uns damit befassen, mit welchen Mitteln Du Deine anstehenden Aufgaben besser in den Griff bekommst, sollten wir vielleicht erst einmal klären, was „Selbstorganisation“ eigentlich bedeutet. Im Prinzip geht es dabei darum, die noch nicht erledigten Aufgaben anhand ihrer Priorität zu sortieren und mit Hilfe eines Zeitplans effektiv abzuarbeiten. Die zentralen Punkte sind also die Organisation der Arbeit und ein dazu passendes Zeitmanagement.
Das klingt im ersten Moment vielleicht etwas banal, kann aber eine enorme Wirkung entfalten. Gute Selbstorganisation hilft Dir zum Beispiel, Zeit zu sparen. Arbeitest Du anhand eines Plans, wirst Du viel schneller erkennen, was nur unnötig Zeit frisst und welche Dinge wirklich wichtig sind. Auf diese Weise steht Dir mehr Zeit zur Verfügung, in der Du andere Aufgaben erledigen oder Dich entspannen kannst. Zudem verringert gute Selbstorganisation den Stress, denn der entsteht vor allem dann, wenn Du das Gefühl hast, die Kontrolle zu verlieren. Hast Du Deine Aufgaben aber in eine klare Abfolge gebracht und erledigst sie nach und nach, kann dieses Gefühl gar nicht erst aufkommen. Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn ein Termin wie etwa eine Prüfung oder die Fertigstellung eines Projekts ansteht. So verhinderst Du nämlich, dass Du kurz vor Ablauf der Frist vor einem riesigen Haufen an Arbeit stehst, in Panik gerätst und versuchst, alles noch schnell mit Überstunden oder endlosen Nachtschichten fertig zu bekommen.
Das alles kommt natürlich auch Deiner Effizienz zugute. Arbeitest Du Aufgaben konzentriert ab, hilft Dir das dabei, Deine Ziele schneller zu erreichen und somit Deine Zeit besser zu nutzen. Darüber hinaus wird es Dir mit guter Selbstorganisation leichter fallen, den Überblick über die anstehenden Aufgaben zu behalten, Deinen Tag besser zu planen und Prioritäten zu setzen.
Welche Voraussetzungen sind für eine gute Organisation nötig?
Selbstorganisation kann also im Studium, im Beruf und selbst im Privatleben ausgesprochen hilfreich sein. Aber wie so oft fallen einem die nützlichen Dinge im Leben nicht einfach in den Schoss – Du musst die richtigen Voraussetzungen dafür schaffen. Eine Eigenschaft ist dabei ganz entscheidend: Disziplin. Zum Glück kannst Du Dir Disziplin antrainieren, indem Du zum Beispiel Routinen und Gewohnheiten entwickelst und diese möglichst strikt einhältst. Gewöhnst Du Dir etwa an, kleinere Aufgaben noch am selben Tag zu erledigen, wirst Du das irgendwann ganz automatisch tun, ohne dass Du Dich dazu zwingen oder Dich daran erinnern musst. Feste Strukturen, beispielsweise feste Tage zum Lernen, helfen Dir ebenfalls dabei, die nötige Disziplin zu entwickeln.
Zusätzlich ist für gute Selbstorganisation ein ebenso gutes Zeitmanagement erforderlich. Stelle Dir dafür einen Zeitplan für Deine Aufgaben zusammen und prüfe im Anschluss, ob Du diesen einhalten konntest. So entwickelst Du nach und nach ein sehr feines Gespür dafür, wie lange Du für bestimmte Aufgaben brauchst, und kannst einen gut durchdachten Plan erstellen. Achte ausserdem darauf, Ablenkungen zu vermeiden, denn die verleiten meist zu ständigen Unterbrechungen der Arbeit, worunter wiederum die Effizienz leidet. Nimm Dir zudem ausreichend Zeit, um Deine Aufgaben zu planen. So vermeidest Du Fehler, die letztlich Deinen Zeitplan über den Haufen werfen und Stress verursachen.
Darüber hinaus brauchst Du für gute Selbstorganisation noch die passenden Werkzeuge, wie zum Beispiel eine To-do-Liste.
Ein echter Klassiker: die To-do-Liste
Bei der Organisation von Arbeit, Prüfungsvorbereitungen oder Ähnlichem ist eine To-do-Liste sicherlich eines der beliebtesten Hilfsmittel. Einer der wichtigsten Gründe dafür ist wohl, dass sich eine To-do-Liste ganz einfach erstellen lässt. Du musst lediglich die anstehenden Aufgaben aufschreiben – fertig. Das geht auf einem Zettel, aber natürlich auch in einer App.
Ein weiterer Vorteil der To-do-Liste ist, dass sie je nach Bedarf erweitert werden kann. Neben den Aufgaben kannst Du zum Beispiel auch noch Termine, den zeitlichen Aufwand und Prioritäten erfassen und so die anstehenden Arbeiten besser organisieren. Das macht die To-do-Liste unglaublich flexibel und vielseitig einsetzbar. Zudem ist es immer wieder ein sehr befriedigendes Gefühl, wenn Du einen Punkt auf der Liste abhaken kannst. Das motiviert Dich, auch die restlichen Aufgaben noch zu erledigen. Aber ist die To-do-Liste tatsächlich auch die beste Variante oder gibt es Alternativen, die die Selbstorganisation noch leichter machen?
Was gibt es neben der To-do-Liste noch?
Eine To-do-Liste ist grundsätzlich ein sinnvolles Hilfsmittel. Allerdings besteht die Gefahr, dass sie schnell übersichtlich wird, vor allem dann, wenn sehr viele Aufgaben anstehen. Dann musst Du eventuell eine zweite Liste anlegen und schon gerät die mühsam erstellte Ordnung ins Wanken.
Eine Alternative zur To-do-Liste, die Dir mehr Freiraum bietet, ist das sogenannte Bullet Journal. Dabei handelt es sich um ein analoges oder digitales Notizbuch, das nicht nur als To-do-Liste fungiert, sondern zugleich auch als Terminkalender, Activity Tracker und allgemeine Gedächtnisstütze. So hast Du einen noch genaueren Überblick über alles und kannst Deine Organisation noch besser abstimmen.
Eine weitere klassische Alternative ist der Stundenplan, bei dem Du die Aufgaben in eine zeitliche Abfolge bringst und so gleich für eine passende Zeiteinteilung sorgst. Im Vergleich zur normalen To-do-Liste hat das den Vorteil, dass Du direkt Prioritäten setzt und das Zeitmanagement in die Liste integrierst.
Möchtest Du lieber ein digitales Tool verwenden, bieten sich Verwaltungs-Apps wie Trello oder Asana an. Diese lassen sich in ihrer Gestaltung sehr frei konfigurieren und dementsprechend exakt an Deine Anforderungen und Wünsche anpassen. Zudem bieten sie zahlreiche nützliche Funktionen, wie etwa Erinnerungen bei wichtigen Terminen oder die Möglichkeit, bestimmte Inhalte mit anderen zu teilen.
Letztlich kommt es bei der Wahl des Hilfsmittels aber auf Deine Vorlieben an. Probiere ruhig verschiedene Varianten aus und entscheide Dich dann für die, mit der Du am besten zurechtkommst.
Fazit
To-do-Listen und Ähnliches können bei der Selbstorganisation eine wertvolle Unterstützung sein. Allerdings sind sie auch keine „Wunderwaffe“ – willst Du Deine Aufgaben besser im Griff haben, musst Du Disziplin entwickeln und Dir Strukturen aufbauen. Nur so schaffst Du die nötigen Voraussetzungen für eine gute Selbstorganisation, die Du dann mit den entsprechenden Werkzeugen in eine effizientere Arbeitsweise umsetzen kannst.
